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Invitation Annual General Meeting 2020

Only the German document shall be considered authoritative.

The Invitation is only in german available.

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der SIMONA AG und des gebilligten Konzernabschlusses, des Lageberichts für die SIMONA AG und des Konzernlageberichts, der mit dem Lagebericht der SIMONA AG zusammengefasst ist, des erläuternden Berichts des Vorstandes zu den Angaben nach § 289a, § 315a HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019

Die genannten Unterlagen können im Internet unter www.simona.de im Bereich Investor Relations eingesehen werden. Ferner werden die Unterlagen den Aktionären während der Hauptversammlung unter der vorgenannten Internetadresse zugänglich gemacht und erläutert.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 23. April 2020 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Dementsprechend hat die Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlüsse zu fassen.

2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss ausgewiesenen Bilanzgewinn von 9.952.881,84 EUR wie folgt zu verwenden:

a) Zahlung einer Dividende von 10,00 EUR je Aktie, zahlbar am 10. Juni 2020: 6.000.000,00 EUR
b) Vortrag auf neue Rechnung: 3.952.881,84 EUR

Anmerkung: Der Vorstand hat seinen ursprünglichen Gewinnverwendungsvorschlag vom 12.03.2020, der die Ausschüttung einer unveränderten Dividende von 14,00 EUR je Aktie für das Geschäftsjahr 2019 vorsah, aufgrund der zwischenzeitlichen Erkenntnisse über die zu erwartenden starken Auswirkungen der Corona-Pandemie auf das Geschäft von SIMONA im Einvernehmen mit dem Aufsichtsrat auf 10,00 EUR je Stückaktie reduziert. Damit wollen Vorstand und Aufsichtsrat die Aktionäre einerseits angemessen am Unternehmenserfolg beteiligen und andererseits die Belastungen durch die Corona-Pandemie auf die künftig benötigte Liquidität berücksichtigen.

3. Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstandes für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4. Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019 

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrates für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer der SIMONA AG und Konzernabschlussprüfer des SIMONA Konzerns für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

Virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand der SIMONA AG hat mit Beschluss vom 02. April 2020 und unter Zustimmung des Aufsichtsrates vom 23. April 2020 entschieden, von den Regelungen des Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (BGBl. I S. 569), namentlich gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) Gebrauch zu machen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung ausschließlich im Wege elektronischer Zuschaltung (keine elektronische Teilnahme) abgehalten wird und dass die Stimmrechtsausübung der Aktionäre nur über elektronische Briefwahl sowie Vollmachtserteilung, nicht hingegen über eine elektronische Teilnahme, möglich ist.

Es erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft über das unter www.simona.de/hv erreichbare passwortgeschützte InvestorPortal der SIMONA AG („SIMONA-InvestorPortal“). Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können an der Hauptversammlung nicht physisch, sondern nur im Wege elektronischer Zuschaltung über das SIMONA-InvestorPortal teilnehmen und ihr Stimmrecht nur im Wege elektronischer Kommunikation mittels elektronischer Briefwahl über das SIMONA-InvestorPortal oder über Vollmachtserteilung (einschließlich der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ausüben.

Sie müssen sich hierzu bis spätestens Freitag, 29. Mai 2020 (24:00 Uhr), in der nachstehend unter „Anmeldung und Teilnahme“ angegebenen Weise unter Nachweis ihrer Teilnahmeberechtigung bei der Gesellschaft angemeldet haben. Am Tag der Hauptversammlung, dem 05. Juni 2020, können sie sich dann auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.simona.de/hv mit den auf der ihnen zugesandten Zugangskarte angegebenen Zugangsdaten elektronisch über das SIMONA-InvestorPortal zuschalten und ab Beginn der Hauptversammlung um 11:00 Uhr bis zu deren Beendigung im Wege elektronischer Zuschaltung der Hauptversammlung folgen.

Die elektronische Zuschaltung ermöglicht keine elektronische Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 des COVID-19-Gesetzes. Aktionäre oder Aktionärsvertreter, die sich nicht rechtzeitig ordnungsgemäß zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung angemeldet haben, können sich nicht über das SIMONA-InvestorPortal zuschalten.

Das SIMONA-InvestorPortal wird ab Freitag, den 15. Mai 2020 (0:00 Uhr) – entsprechend dem Nachweisstichtag/„Record Date“ –, zur Verfügung stehen. Nach der elektronischen Zuschaltung über das SIMONA-InvestorPortal können die Teilnehmer die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton in Echtzeit verfolgen. Über das SIMONA-InvestorPortal können Aktionäre (und gegebenenfalls deren Bevollmächtigte) das Stimmrecht im Wege elektronischer Kommunikation mittels elektronischer Briefwahl ausüben sowie Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen. Die Einzelheiten zur Ausübung des Stimmrechts mittels elektronischer Briefwahl werden nachstehend unter “Anmeldung und Teilnahme“ erläutert; die Einzelheiten zur Vollmachtserteilung werden nachstehend unter „Stimmrechtsvertretung“ erläutert.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder Aktionärsvertreter haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation Fragen zu stellen. Die Einzelheiten hierzu werden nachstehend unter „Rechte der Aktionäre“ erläutert.

Aktionäre oder Aktionärsvertreter, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, auf elektronischem Wege Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars zu erklären. Der Widerspruch ist während der Hauptversammlung, d.h. von ihrer Eröffnung bis zu ihrer Beendigung, ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über das SIMONA-InvestorPortal zu erklären. Ein persönliches Erscheinen in der Hauptversammlung ist für die Erklärung des Widerspruchs nicht erforderlich.

Weitere Angaben zur Einberufung

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger 15.500.000,00 EUR und ist eingeteilt in 600.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Die Gesamtzahl der Aktien zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt demnach 600.000.

Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt demnach 600.000. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.


Anmeldung und Teilnahme
Um an der virtuellen Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung teilzunehmen und dort das Stimmrecht auszuüben, müssen die Aktionäre sich spätestens bis Freitag, den 29. Mai 2020, 24:00 Uhr, in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder in englischer Sprache angemeldet haben.

Anmeldestelle:
SIMONA AG
c/o Computershare Operations Center

80249 München
Telefax: +49 (0)89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu muss der Gesellschaft unter der vorstehend genannten Adresse ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache durch das depotführende Institut erstellter Nachweis über den Anteilsbesitz bis zum Ablauf des 29. Mai 2020, 24:00 Uhr, zugehen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf Freitag, den 15. Mai 2020, 0:00 Uhr, (Nachweisstichtag) beziehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionär für die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung und die Ausübung des Stimmrechts nur, wer den Nachweis erbracht hat. Insbesondere haben Veräußerungen nach dem Nachweisstichtag für Inhalt und Umfang des gesetzlichen Teilnahme- und Stimmrechts des Veräußerers keine Bedeutung. Personen, die erst nach dem Nachweisstichtag Aktien erwerben, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien nur dann teilnahme- und stimmberechtigt, wenn sie sich vom Veräußerer bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Zugangskarten für die elektronische Zuschaltung zur Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen. Eine elektronische Zuschaltung zur Hauptversammlung ist nur mit den auf der Zugangskarte angegebenen Zugangsdaten möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe im Wege elektronischer Briefwahl
Aktionäre oder Aktionärsvertreter können das Stimmrecht nur im Wege elektronischer Kommunikation mittels elektronischer Briefwahl (oder über Vollmachtserteilung, einschließlich an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, hierzu die Hinweise unter „Stimmrechtsvertretung“) ausüben. Eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung ist für die Ausübung des Stimmrechts nicht erforderlich. Es wird darauf hingewiesen, dass zur Stimmabgabe eine ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung in der vorstehend unter „Anmeldung und Teilnahme“ angegebenen Weise erforderlich ist und dass Aktionäre zur Stimmrechtsausübung die Zugangskarte benötigen, die ihnen nach ordnungsgemäßer Anmeldung und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung zugeschickt wird.

Die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl erfolgt sowohl vor als auch während der Hauptversammlung über das über die Internetseite der Gesellschaft unter www.simona.de/hv erreichbare SIMONA-InvestorPortal unter dem Punkt „Briefwahl“. Die Stimmabgabe ist für angemeldete Aktionäre oder Aktionärsvertreter ab Freitag, den 15. Mai 2020 (0:00 Uhr) – entsprechend dem Nachweisstichtag/„Record Date“ –, und damit bereits vor dem Beginn der Hauptversammlung am 05. Juni 2020 um 11:00 Uhr unter Verwendung der auf der ihnen zugesandten Zugangskarte angegebenen Zugangsdaten ebenfalls über die Internetseite der Gesellschaft unter www.simona.de/hv über das SIMONA-InvestorPortal unter dem Punkt „Briefwahl“ möglich. Die Möglichkeit zur Stimmabgabe endet nach dem Ende der Generaldebatte nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.

Weitere Hinweise zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl finden sich auch auf den Zugangskarten, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen. 

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht selbst per elektronischer Zuschaltung an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z. B. die depotführende Bank oder ein sonstiges Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder andere Personen ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch bei Erteilung einer Vollmacht bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten sowie des Nachweises der Berechtigung. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Vollmachten bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und können durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem zu Bevollmächtigenden erklärten Bevollmächtigung stehen folgende Postanschrift, Faxnummer und E-Mail-Adresse zur Verfügung:

SIMONA AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0)89 30903-74675
E-Mail: SIMONA-HV2020@computershare.de

Bei der Bevollmächtigung von Intermediären, also z.B. Kreditinstituten oder – soweit sie diesen nach § 135 AktG gleichgestellt sind – Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern und Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. 

Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern und diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen sowie sonstigen Aktionärsvertretern, die eine Mehrzahl von Aktionären vertreten, wird empfohlen, sich im Vorfeld der Hauptversammlung hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts mit der Anmeldestelle unter der oben genannten Adresse in Verbindung zu setzen.

Für den Widerruf oder die Änderung einer Vollmacht gelten die vorangehenden Sätze entsprechend.

Mit der Zugangskarte werden den Aktionären ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung übersandt. Das Vollmachtsformular wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter www.simona.de/hv abrufbar. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmacht vorzugsweise mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars zu erteilen.

Die Teilnahme des Bevollmächtigten im Wege elektronischer Zuschaltung sowie die Ausübung von Aktionärsrechten über das SIMONA-InvestorPortal setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Zugangskarte versandten Zugangsdaten erhält. Die Nutzung der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Im Übrigen bieten wir unseren Aktionären auch in diesem Jahr wieder an, sich durch einen Stimmrechtsvertreter der SIMONA AG vertreten zu lassen, der das Stimmrecht gemäß den Weisungen der Aktionäre ausübt. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung durch den Aktionär sowie eines Nachweises der Berechtigung. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ihm müssen daher neben der Vollmacht zusätzlich Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne eine ausdrückliche und eindeutige Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung wird der Stimmrechtsvertreter der Gesell-schaft das Stimmrecht nicht ausüben. Aktionäre, die dem Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Voll-macht und Weisungen erteilen wollen, werden gebeten, hierzu ausschließlich das mit der Zugangskarte übersandte Vollmachtsformular zu verwenden; andere Formen der Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können nicht berücksichtigt werden. Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen der Gesellschaft unter der oben für die Vollmachtserteilung angegebenen Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse bis zum 04. Juni 2020, 18:00 Uhr, zugehen. Wir bitten um Verständnis, dass später eintreffende Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nicht mehr berücksichtigt werden können.

Rechte der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG; § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz

Ergänzungsverlangen (§ 122 Abs. 2 AktG)

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 EUR (das entspricht 19.355 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens Dienstag, 05. Mai 2020, 24:00 Uhr, zugehen. Etwaige Verlangen bittet die Gesellschaft an folgende Adresse zu richten:

SIMONA AG, Vorstand,
Teichweg 16, 55606 Kirn.

Für die Fristwahrung ist der Eingang des Antrags bei der Gesellschaft entscheidend. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstandes über den Antrag halten.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter www.simona.de unter dem Link www.simona.de/hv bekannt gemacht. Die geänderte Tagesordnung wird ferner gemäß § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG mitgeteilt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge (§§ 126 Abs. 1, 127 AktG)

Aktionäre können der Gesellschaft außerdem Gegenanträge zu einem Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer Begründung schriftlich, per Telefax oder per E-Mail an die nachstehende Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zu richten:

SIMONA AG, Vorstand
Teichweg 16, 55606 Kirn
Fax: +49 (0) 67 52 14 738
E-Mail: ir@simona.de

Die mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens Donnerstag, 21. Mai 2020, 24:00 Uhr, unter dieser Adresse eingegangenen Gegenanträge und eine etwaige Stellungnahme der Verwaltung werden den Aktionären im Internet unter www.simona.de unter dem Link www.simona.de/hv zugänglich gemacht (§ 126 Abs. 1 AktG). Für die Fristwahrung ist der Eingang des Gegenantrags bei der Gesellschaft entscheidend. Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt.

Unter bestimmten Umständen muss ein fristgemäß eingegangener Gegenantrag nicht zugänglich gemacht werden. Das gilt insbesondere dann, wenn sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, wenn der Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde oder wenn die Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält. Die Begründung des Gegenantrags muss auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Angesichts der rein virtuellen Durchführung der Hauptversammlung und der insoweit vorgesehenen Ausübung des Stimmrechts mittels elektronischer Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung besteht kein Antragsrecht von Aktionären oder Aktionärsvertretern in der Hauptversammlung. Aktionäre oder Aktionärsvertreter können daher während der Hauptversammlung keine Gegenanträge zu Vorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung stellen und keine Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern unterbreiten. Gegenanträge und Wahlvorschläge werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung jedoch als gestellt berücksichtigt, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär oder Aktionärsvertreter ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist und wenn der Gegenantrag oder Wahlvorschlag bis spätestens Donnerstag, den 21. Mai 2020 (24:00 Uhr), unter der vorstehend genannten Adresse der Gesellschaft eingegangen ist. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge, oder nach dem genannten Termin eingehende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl des Abschlussprüfers gelten die vorstehenden Sätze einschließlich der Angaben zur Adressierung sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Vorstand den Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich machen muss, wenn der Vorschlag nicht den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Vorgeschlagenen sowie seine Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen angibt (§ 127 AktG).

Diejenigen Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die von der Gesellschaft in der Haupt¬ver-sammlung berücksichtigt werden, werden spätestens ab Montag, dem 25. Mai 2020, 14:00 Uhr, im passwortgeschützten Internetservice des über www.simona.de/hv erreichbaren SIMONA-InvestorPortals (sowohl im Bereich „Briefwahl“ als auch im Bereich „Weisung an den Stimmrechtsvertreter“) als Menüpunkte für die Abstimmung zur Verfügung stehen. Auch die Formulare im Internet unter www.simona.de/hv werden ab diesem Zeitpunkt in aktualisierter Form zur Verfügung stehen.

Auskunftsrecht; Fragemöglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation

Das Auskunftsrecht der Aktionäre (§ 131 Abs. 1 AktG) ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes erheblich eingeschränkt. Die Aktionäre oder Aktionärs¬vertreter haben lediglich die Möglichkeit, Fragen im Wege elektronischer Kommunikation zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes). Der Vorstand kann zudem mit Zustimmung des Aufsichtsrates festlegen, dass Fragen spätestens am zweiten Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind.

Der Vorstand hat mit Beschluss vom 02. April 2020 mit Zustimmung des Aufsichtsrats vom 23. April 2020 gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2, zweiter Halbsatz, des COVID-19-Gesetzes entschieden, dass Fragen bis spätestens Mittwoch, 03. Juni 2020 (24:00 Uhr), im Wege elektronischer Kommunikation bei der Gesellschaft einzureichen sind. Fragen sind ausschließlich in deutscher Sprache einzureichen. Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist oder nicht in deutscher Sprache eingereichte Fragen werden nicht berücksichtigt. Zugleich hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrates entschieden, dass nur solche Aktionäre oder Aktionärsvertreter die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen, die sich bis spätestens Freitag, 29. Mai 2020 (24:00 Uhr), in der vorstehend unter „Anmeldung und Teilnahme“ angegebenen Weise bei der Gesellschaft ordnungsgemäß angemeldet haben.

Die Einreichung von Fragen kann nur durch angemeldete Aktionäre oder Aktionärsvertreter unter Verwendung der auf der ihnen zugesandten Zugangskarte angegebenen Zugangsdaten über die Internetseite der Gesellschaft unter www.simona.de/hv über das SIMONA-InvestorPortal unter dem Punkt „Fragen“ erfolgen.

Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2, des COVID-19-Gesetzes – abweichend von § 131 AktG – nach pflichtgemäßem, freien Ermessen über die Beantwortung von Fragen. Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes hat die Verwaltung keinesfalls alle Fragen zu beantworten, sie kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Sie kann dabei Aktionärsvereinigungen und Institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.

Die Beantwortung eingereichter Fragen erfolgt in der Hauptversammlung am 05. Juni 2020.

Es ist derzeit vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen, sofern diese der namentlichen Nennung nicht ausdrücklich widersprochen haben.

Hinweise zum Datenschutz

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/oder über Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die SIMONA AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie weiterer maßgeblicher Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im Internet unter www.simona.de unter dem Link www.simona.de/service/datenschutzerklaerung

Informationen nach § 124a AktG

Diese Einberufung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und die weiteren in § 124a AktG genannten Informationen sind im Internet unter www.simona.de unter dem Link www.simona.de/hv zugänglich. Dort werden nach der Hauptversammlung auch die festgehaltenen Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.

SIMONA-InvestorPortal

 

Hier  geht es ab dem 15. Mai 2020 um 00:00 Uhr zum passwortgeschützten SIMONA-InvestorPortal.

Countermotions Annual General Meeting 2020

No countermotions have been received in respect of the Annual General Meeting of SIMONA AG on 05 June 2020.